vacature

Vacature: Secretaresse m/v 12 uur per week

Hoofdpijnnet is de landelijke vereniging voor mensen met ernstige hoofdpijnklachten. Zij kunnen bij ons terecht voor steun, erkenning en een betere behandeling. Wij bieden een netwerk voor mensen met migraine, clusterhoofdpijn, chronisch dagelijkse hoofdpijn, spanningshoofdpijn en aangezichtspijn. 

We hebben een actief bestuur en enthousiaste vrijwilligers. Met elkaar willen we ervoor zorgen dat ernstige vormen van hoofdpijn beter (h)erkend en behandeld worden. Dat mensen met hoofdpijn sterker worden en elkaar versterken.  

Op korte termijn zijn wij op zoek naar een: 

Secretaresse (12 uur per week) M/V 

Algemene kenmerken
Je werkt voor zowel bestuur als vrijwilligers van Hoofdpijnnet. De ledenadministratie voor de Vereniging wordt gevoerd door een Back Office-bureau, waarvoor jij als contactpersoon fungeert. De functie is voor een periode van zes maanden, met zicht op verlenging. De uren zijn bij voorkeur te verdelen over 3 à 4 dagen. 

Doel van de functie  
Het verrichten van secretariële activiteiten en het verstrekken van informatie aan belanghebbenden met betrekking tot secretariële en organisatorische activiteiten.  

Organisatorische positie
Het verenigingsbureau bestaat uit twee personen. Je wordt aangestuurd door de coördinator communicatie. Leidinggeven maakt geen deel uit van de functie, hetzij incidenteel aan vrijwilligers op verzoek en aangeven van de coördinator communicatie. 

Taken:

  • het vervullen van de rol van contactpersoon tussen de vereniging en het Back Office;
  • het functioneel beheer omonze applicaties MS Office365, OneDrive, Teams en CiviCRM te onderhouden, met als werkzaamheden: mutaties in de systemen, inclusief het onderhouden van gebruikers en rechten;
  • het coördineren van het technische beheer over de ICT omgeving, met als werkzaamheden coördinatie en  overleg met bestuur en directie;
  • het afhandelen van inkomende en uitgaande (digitale) post;
  • het bijhouden van de administratie m.b.t. diverse overeenkomsten, vrijwilligers en AVG;
  • het ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten en projectmatige werkzaamheden;
  • het verrichten van diverse ondersteunende werkzaamheden voor de communicatie;
  • het bijhouden van het digitaal archief.

Voor deze functie beschik je over:  

  • een MBO+ niveau, verkregen door opleiding met een secretariële specialisatie of relevante werkervaring;
  • uitgebreide kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten;
  • goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het overdragen van informatie;
  • sterke organisatorische vaardigheden;
  • een dienstverlenende, klantgerichte en collegiale instelling;
  • efficiënt en zorgvuldig kunnen verwerken van een diversiteit aan gegevens;
  • flexibiliteit, creativiteit en stressbestendigheid in verband met juiste prioritering;
  • een hoge mate van integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens;
  • een hoge mate van zelfstandigheid.

Heb je interesse? Mail dan uiterlijk 5 mei a.s. jouw sollicitatiebrief met cv naar: info@hoofdpijnnet.nl onder vermelding van ‘vacature secretaresse’. Salariëring conform CAO Sociaal Werk, schaal 4 – 5 afhankelijk van opleiding en ervaring. Voor meer informatie kun je mailen naar: nelleke@hoofdpijnnet.nl.